Mit einer Verfahrensdokumentation weist der rechenschaftspflichtige Unternehmer im Rahmen einer Betriebsprüfung nach, dass die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ korrekt umgesetzt wurden.
Die Vorgaben der Finanzverwaltung zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen bestehen seit mehr als zwanzig Jahren. „Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation)“. (Schreiben des BMF vom 07.11.1995)
In der Praxis wurde diese bislang nicht eingefordert, weshalb eine Erstellung zumeist unterblieben ist. Seit dem 01. Jan. 2018 sind die Steuerprüfer jedoch gehalten bei aktuellen Betriebsprüfungen die Vorlage von Verfahrensdokumentationen anzumahnen.
Beeinträchtigt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Dies kann zu Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder der Verhängung von Bußgeldern führen.
Eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist aber auch in anderer Hinsicht empfehlenswert. Sie enthält wichtige Informationen für das Qualitätsmanagement, erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg und unterstützt der Prozess der Übergabe des Unternehmens an einen Nachfolger.
»Working Among Friends« bietet die erstmalige Erstellung der Verfahrensdokumentation ergänzend und in Kooperation mit dem Steuerberater an. Dies ersetzt nicht die Arbeit des Steuerberaters.
Auf Wunsch übernimmt »Working Among Friends« die laufende Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentationen.