Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist eine gesetzliche Anforderung an jedes rechenschaftspflichtige Unternehmen und fällt in den Verantwortungsbereich des Geschäftsführers. Und es obliegt dem Steuerberater seiner entsprechenden Informationspflicht nachzukommen.
Sollte der Geschäftsführer die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht veranlasst haben, kann bei einem Schaden für das Unternehmens die Geschäftsführer- und somit die persönliche Haftung (§69 AO) greifen.
Derzeit steht auch noch die Frage im Raum ob die Vermögensschadenhaftpflicht von Steuerberatern einen möglichen Schadensfall deckt, der durch eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation eintritt.
Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zu einer Hinzuschätzung durch das Finanzamt von bis zu 10% des Jahresumsatzes führen. Selbst wenn dies nicht die sofortige Insolvenz bedeutet, ist eine derartige Hinzuschätzung für ein Unternehmen eine hohe Belastung, die zudem leicht zu vermeiden ist.
Momentan suchen Steuerberater vermehrt den Kontakt zu Partnern, die Ihnen und Ihren Mandanten bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen und der Sicherstellung der erforderlichen Revisionssicherheit der Buchführung im Falle einer Betriebsprüfung helfen.
Wer sich bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation auf vorgefertigte Standardformulare verlassen will übersieht, dass der Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums eine für jedes Unternehmen individuell erstellte Dokumentation fordert, welche die Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt. Aus diesem Grund wird bei sämtlichen Vordrucken im Internet darauf hingewiesen, dass durch die Nutzung der Formulare die erforderliche Revisionssicherheit der Verfahrensdokumentation nicht automatisch gewährleistet ist. Die zur Verfügung gestellten Formulare können und sollen den Steuerpflichtigen bei der Erstellung einer steuerrechtlich relevanten Verfahrensdokumentation lediglich unterstützen.
Des Weiteren sollte es das Selbstverständnis jedes Geschäftsführers sein, alle Möglichkeiten zu nutzen das eigene Unternehmen zu kennen, nach vorhandenen Schwachpunkten zu suchen und brachliegendes Potential zu entwickeln, um so die Zukunft des Unternehmens zu sichern. Auch dabei ist eine einmal erstellte und regelmäßig aktualisierte Verfahrensdokumentation von großem Nutzen, da sie durch die Perspektive eines Außenstehenden auf das Unternehmen der Gefahr der „Betriebsblindheit“ entgegen wirkt.