In Bezug auf Verfahrensdokumentationen scheint der eine oder andere unsicher zu sein, inwiefern er davon betroffen ist.
Nicht alle Steuerberater sind schon auf ihre Mandanten zugegangen mit den Worten: „Du musst das tun!“
Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht nicht erst seit kurzem.
Schon vor über zwanzig Jahren schrieb das Bundesministerium für Finanzen an die obersten Finanzbehörden der Länder, dass für jedes Buchungssystem, das sich auf ein Datenverarbeitungssystem stützt, sowohl analog, als auch digital, eine Dokumentation zu erstellen ist.
Neu ist der Umgang der Betriebsprüfer mit den bestehenden Gesetzen!
Im Rahmen einer Betriebsprüfung sind sämtliche Verfahrensdokumentationen anzufordern, in Grundzügen einen Systemcheck vorzunehmen und die Betriebsabläufe einer Analyse zu unterziehen.
Ziel dieser „Ausführungsbestimmung“ ist es, die Revisionssicherheit der Buchführung, besonders in Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung, auf Herz und Nieren zu prüfen.
Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann schwerwiegende Folgen haben, bis hin zu Kontosperrung oder gar Unternehmensinsolvenz. Die Gefahr der Verwerfung der Buchführung und steuerlicher Hinzuschätzungen scheint noch nicht allen Betroffenen bewusst zu sein.
Manch ein Steuerberater mag vielleicht seinen Mandanten nicht mit vermeintlich unnötigen Investitionen in den eigenen Betrieb belästigen. Oder dieser scheut die Kosten und den Aufwand, mit denen die erstmalige Erstellung einer Verfahrensdokumentation verbunden ist.
Kurzfristig scheint die Vermeidung derartiger finanzieller Aufwendungen gut für die Bilanz zu sein. Aber was nutzt das, wenn bei der nächsten Überprüfung der Buchführung erheblich höhere Kosten anfallen, weil nach der Begleichung der Bußgelder dann doch eine Verfahrensdokumentation erstellt werden muss?
Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Anwalt oder Steuerberater.