Eine Verfahrensdokumentation muss verständlich, für einen sachkundigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein und dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Unterlagen und Verfahren folgen. Sie ist quasi eine „Bedienungsanleitung“ für Unternehmen, die gesetzlich zu ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind und dokumentiert alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos.
Zu ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet sind:
-alle bilanzierungspflichtigen Kaufleute und Betriebe
-alle Personengesellschaften (OHG, KG, etc.)
-alle juristischen Personen (GmbH, AG, etc.)
Momentan liegt der Fokus der Finanzverwaltung auf den genannten Kaufleuten und Unternehmen. Doch auch für Freiberufler ist es empfehlenswert eine Verfahrensdokumentation erstellen zu lassen, da sie gesetzlich nicht ausdrücklich von der Verpflichtung ausgenommen sind. Um etwaigen Haftungsansprüchen weitestgehend vorzubeugen, ist es ratsam eine Verfahrensdokumentation rückwirkend bis zum Jahr 2014 zu erstellen.
Wahrheit, Klarheit und Vollständigkeit sind Grundpfeiler ordnungsgemäßer Buchführung. Der Steuerpflichtige trägt für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der Verfahren, allein die Verantwortung. Dies bezieht sich sowohl auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle, als auch des Systems und der darin ablaufenden Prozesse.
Nicht dokumentierte Verfahren und Abläufe können verloren gehen und müssen mit Zeit- und Arbeitsaufwand neu entwickelt werden, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter unerwartet ausscheidet.
Durch die Gesamtschau auf ein Unternehmen, die eine Verfahrensdokumentation ermöglicht, lassen sich brachliegendes Potential erkennen und ineffiziente Abläufe optimieren.
Auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation können also sowohl bewährte Abläufe und Verfahren gesichert, als auch Defizite erkannt und Lösungen entwickelt werden.