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Verfahrensdokumentation

Die Bedeutung und der vielfältige Nutzen der »Verfahrensdokumentation nach GoBD« werden weithin unterschätzt, da für den Unternehmer der zeitliche Aufwand für die erstmalige Erstellung zunächst maßgeblich ist. Dabei wird jedoch schnell übersehen, dass seit dem 01. Januar 2018 die Prüfer per Erlass dazu verpflichtet sind, sich im Rahmen einer Betriebsprüfung die Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorlegen zu lassen, da die Finanzverwaltung die Revisionssicherheit der Buchführung als neuen Prüfungsschwerpunkt definiert hat. Um die Plausibilität der vorgelegten Zahlen prüfen zu können, analysieren die Betriebsprüfer anhand der Verfahrensdokumentation sämtliche Vorgänge im Unternehmen und nehmen in Grundzügen eine Systemprüfung vor.

Mehrwert für den Unternehmer durch staatliche Fördermittel
Der Unternehmer profitiert von dieser „staatlichen Zwangsmaßnahme“, da er zum einen mit der Verfahrensdokumentation eine genaue Beschreibung der Stärken und des Entwicklungspotentials seines Unternehmens vorliegen hat. Zum zweiten kann er mit dieser detaillierten Unternehmensdarstellung unkomplizierter in den Genuss von Förderungen gelangen, um dieses Potential auszuschöpfen.

Unternehmensabläufe und betriebliche Organisation:
Eine Verfahrensdokumentation stellt eine interne Unternehmensanalyse dar. Eine einmal erstellte und stetig aktualisierte Verfahrensdokumention beschleunigt die Betriebsprüfung, ohne dass Arbeitskraft dafür gebunden wird, da jeder Prüfer eigenständig die innerbetriebliche Struktur nachvollziehen kann. Eine Verfahrensdokumentation hilft somit von Beginn an, unnötigen Kapital – und Zeitaufwand bei einer Betriebsprüfung oder drohende Bußgelder zu vermeiden.
Werden Verfahren und Prozesse innerhalb eines Unternehmens präzise dokumentiert, angefangen bei der korrekten Speicherung von E-Mails, können ineffiziente Abläufe optimiert, bewährte Prozeduren gesichert und wertvolle Informationen für das Qualitätsmanagementsystem geschöpft werden.

Unternehmenszertifizierungen:
Durch die Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems mittels eines akkreditierten Zertifizierungsinstituts wird die Qualitätsfähigkeit gegenüber Kunden, Lieferanten und Investoren unter Beweis gestellt. Auch die Einführung eines QM-Systems nach DIN EN ISO 9001:2008 kann gefördert werden. Mit einer Verfahrensdokumentation lässt sich die eigene Kreditwürdigkeit plausibel darlegen und die Beschaffung von Krediten und Förderungen durch KfW, ESF, etc., vereinfachen.

Unternehmens-IT:
Mit Hilfe einer Verfahrensdokumentation lässt sich ein neues, IT-gestütztes Archivierungssystem planvoll aufbauen und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an elektronische und nicht elektronische, papierbasierte Buchhaltungssysteme belegen.
Bei der Neustrukturierung eines vorhandenen IT-Systems hilft eine Verfahrensdokumentation außerdem dabei vorhandene Defizite oder ungenutztes Potential zu erkennen.

Unternehmensübergabe:
Steuerliche Unternehmensbewertungen orientieren sich an den historischen Steuerbilanzen und eine Verfahrensdokumentation erleichtert die Orientierung, schafft Transparenz und erhöht die Glaubwürdigkeit der vorgelegten Bilanzen.

Unsere Kooperation mit Steuerberatern zeigt, dass diese auf den hohen Arbeits – und Zeitaufwand, allein schon durch den erhöhten Informationsbedarf, personell nicht eingerichtet sind. Das ist einer der Gründe, warum noch nicht alle Steuerberater ihre Mandanten über die Dringlichkeit informiert haben, die vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Eine durch qualifizierte Unternehmensberater akkurat erstellte Verfahrensdokumentation ersetzt nicht die Arbeit des Steuerberaters, sondern baut auf dessen grundlegender Buchführung auf und ergänzt sie. Durch diesen einmaligen Mehraufwand lässt sich eine unverschuldete Insolvenz, z. B. auf Grund einer Kontosperrung durch die Finanzverwaltung wegen fehlender Organisationsbeschreibungen, verhindern. Die zwingende Vorlage von Verfahrensdokumentationen bezieht sich sowohl auf steuerlich relevante Belege und Daten in Papierform, als auch auf elektronische Aufzeichnungen und die Protokolle über die Einrichtung und Programmierung der elektronischen Datenverarbeitungssysteme (EDV).

»Working Among Friends« übernimmt gerne die detaillierte Ausgestaltung aller notwendigen Verfahrensdokumentationen und bietet deren stetige Aktualisierung als Serviceleistung an.