Im Jahr 2018 wurde bei Betriebsprüfungen nur ein geringer Prozentsatz der gesetzlich vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen tatsächlich durch die Prüfer eingefordert. Es ist jedoch absehbar, dass im Jahr 2019 die Anzahl der angeforderten Verfahrensdokumentationen steigen wird.
Zum einen ist die Forderung an jeden rechenschaftspflichtigen Unternehmer eine Verfahrensdokumentation vorzulegen eine Maßnahme zur Beweislastumkehr. Auf der anderen Seite jedoch bietet sie dem Unternehmer die Gelegenheit vorab übersichtlich darzustellen, dass den Anforderungen der Abgabenordnung (AO) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ Rechnung getragen wird. Und auf die Weise zeitaufwendige Nachfragen seitens des Prüfers von vornherein auf ein Mindestmaß zu reduzieren.
Seit dem Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums vom 14.Nov.2014 muss der Unternehmer für einen sachkundigen Dritten leicht nachvollziehbar erklären, durch welche Maßnahmen er sicherstellt, dass sämtliche unternehmensinternen Abläufe den gesetzlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung genügen. Dies betrifft die Bereiche der Verwaltung und des Rechnungswesens (z.B. fälschungssichere Belegablage), die genutzte Informationstechnologie (analoges und digitales Datenverarbeitungssystem) und die Datensicherheit, außerdem branchen- und firmenspezifische Besonderheiten.
Nicht selten kommt es zu Missverständnissen durch die Verwendung des Begriffs „Verfahrensdokumentation“. Der beispielsweise im Bereich der Informationstechnologie ebenfalls gebräuchliche Begriff bezieht sich ausschließlich auf die Beschreibung der Soft- und Hardwareumgebung. Diese Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil, aber eben nur ein Bestandteil, einer steuerrechtlich relevanten Verfahrensdokumentation.
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist Aufgabe des Unternehmers und kann nicht durch den Steuerberater geleistet werden, unterstützt jedoch diesen bei der revisionssicheren Buchführung.
Für uns als Unternehmensberater ist ein zunehmender Bedarf zu beobachten und wir mussten zu unserem Bedauern eine Weile unsere eigene Website vernachlässigen, um der gestiegenen Nachfrage gerecht werden zu können.
Für die Erstellung und fortlaufende Aktualisierung Ihrer Verfahrensdokumentation sind wir als Unternehmensberater der richtige Ansprechpartner, da unsere Leistungen staatlich gefördert werden können.